OdontoFlow

Política de Privacidade do OdontoFlow

Última atualização: 25 de julho de 2026

Esta Política de Privacidade descreve como o OdontoFlow ("nós", "nosso" ou "a plataforma") coleta, usa, armazena, compartilha e protege as informações pessoais dos usuários e pacientes que utilizam nossa plataforma de gestão para clínicas odontológicas. Ao utilizar nossos serviços, você concorda com as práticas descritas nesta política.

1. Dados que Coletamos

Coletamos as seguintes categorias de informações:

• Dados de cadastro: nome, e-mail, telefone, CPF, cargo e função de usuários da plataforma (profissionais e colaboradores da clínica).
• Dados de pacientes: nome, telefone, e-mail, CPF, data de nascimento, endereço, histórico odontológico, anamnese, prontuários clínicos, informações de saúde e tratamento.
• Dados de leads: nome, telefone, e-mail, origem do lead, interesses e histórico de interações no funil de vendas.
• Dados de comunicação: mensagens trocadas via WhatsApp, e-mail ou chat interno, incluindo conteúdo das conversas e metadados (data, horário, status de entrega).
• Dados financeiros: informações de transações, pagamentos, comissões, folha de pagamento e dados de integração com Stripe (processamento de pagamentos).
• Dados de uso: endereço IP, tipo de dispositivo, navegador, páginas visitadas e logs de auditoria de ações realizadas na plataforma.
• Dados de integração: tokens de acesso e credenciais de serviços conectados (Meta WhatsApp Business API, Google Calendar, Meta Ads, Google Ads).

2. Uso do WhatsApp Business API

O OdontoFlow utiliza a WhatsApp Business API, fornecida pela Meta Platforms, Inc., para facilitar a comunicação entre clínicas e pacientes. Esta integração está sujeita às Políticas de Negócios do WhatsApp e à Política de Privacidade da Meta.

Especificamente em relação ao uso do WhatsApp Business API:

• Mensagens iniciadas pelo usuário: quando um paciente envia uma mensagem para a clínica via WhatsApp, processamos essa mensagem para permitir a resposta da equipe e o atendimento. O conteúdo da mensagem é armazenado para fins de histórico e contexto de atendimento.
• Mensagens iniciadas pela empresa: enviamos mensagens template aprovadas pela Meta para confirmação de agendamentos, lembretes de consulta, follow-up pós-atendimento e comunicações relevantes. O envio de mensagens ocorre apenas dentro da janela de 24 horas ou mediante templates previamente aprovados.
• Dados compartilhados com a Meta: ao utilizar o WhatsApp Business API, números de telefone, conteúdo de mensagens e metadados de comunicação são processados pela infraestrutura da Meta. A Meta pode utilizar esses dados conforme sua própria política de privacidade.
• Consentimento do paciente: ao iniciar uma conversa ou fornecer seu número de telefone para contato, o paciente consente com o processamento de seus dados para fins de comunicação e atendimento odontológico.
• Opt-out: os pacientes podem solicitar a interrupção do recebimento de mensagens a qualquer momento, respondendo com a palavra "PARAR" ou entrando em contato diretamente com a clínica.

3. Como Utilizamos os Dados

Utilizamos as informações coletadas para:

• Prestar os serviços de gestão clínica, CRM, agendamento e atendimento;
• Facilitar a comunicação entre clínicas, profissionais e pacientes via WhatsApp e outros canais;
• Processar pagamentos e gerenciar transações financeiras via Stripe;
• Gerar relatórios, dashboards e análises de desempenho;
• Enviar lembretes de agendamento, confirmações e follow-up pós-atendimento;
• Cumprir obrigações legais, regulatórias e contratuais;
• Prevenir fraudes e garantir a segurança da plataforma;
• Melhorar nossos serviços, funcionalidades e experiência do usuário.

4. Base Legal para o Tratamento

O tratamento de dados pessoais pelo OdontoFlow fundamenta-se nas seguintes bases legais, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 — LGPD):

• Consentimento: do titular dos dados para tratamentos específicos;
• Execução de contrato: para prestação dos serviços contratados;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Legítimo interesse: do controlador ou de terceiros, respeitados os direitos fundamentais do titular.

5. Compartilhamento de Dados

Não vendemos nem alugamos seus dados. Podemos compartilhar informações com:

• Meta Platforms, Inc.: para funcionamento da WhatsApp Business API, conforme as políticas da Meta.
• Stripe: para processamento de pagamentos e transações financeiras.
• Google LLC: para integração com Google Calendar e serviços de anúncios.
• Provedores de infraestrutura: serviços de hospedagem, armazenamento em nuvem e processamento de dados.
• Autoridades competentes: quando exigido por lei, ordem judicial ou para proteção de direitos.

Os prestadores de serviços terceiros mencionados processam dados sob suas próprias políticas de privacidade, sendo o OdontoFlow responsável apenas pelos dados tratados diretamente em sua infraestrutura.

6. Retenção e Exclusão de Dados

Mantemos os dados pessoais pelo tempo necessário para cumprir as finalidades descritas nesta política, salvo quando uma obrigação legal exija retenção por período maior. Especificamente:

• Prontuários clínicos: mantidos por prazo mínimo de 20 anos, conforme exigido pelo Conselho Federal de Odontologia (CFO).
• Dados de comunicação (WhatsApp): mantidos enquanto a conta estiver ativa e por até 12 meses após o encerramento, para fins de histórico e auditoria.
• Dados de leads: mantidos por até 24 meses após a última interação.
• Dados de usuários revogados: o acesso à plataforma é revogado imediatamente, mas os registros históricos associados (pacientes atendidos, transações registradas) são preservados para integridade da clínica.
• Dados financeiros: mantidos conforme exigências fiscais e contábeis (5 anos mínimos).

7. Direitos do Titular dos Dados

Em conformidade com a LGPD, o titular dos dados possui os seguintes direitos:

• Confirmação da existência de tratamento de dados;
• Acesso aos seus dados pessoais;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários;
• Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço;
• Eliminação dos dados pessoais tratados com consentimento;
• Informação sobre o compartilhamento de dados;
• Revogação do consentimento a qualquer tempo.

Para exercer qualquer um desses direitos, entre em contato pelo e-mail contato@odontoflow.ia.br.

8. Medidas de Segurança

Implementamos medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados, alteração, divulgação ou destruição. Isso inclui criptografia em trânsito (TLS/SSL), controle de acesso baseado em papéis (RBAC), auditoria de ações sensíveis, autenticação de usuários e monitoramento contínuo da infraestrutura. Apesar dos esforços, nenhum sistema é totalmente seguro, e não garantimos segurança absoluta.

9. Transferência Internacional de Dados

Alguns dos prestadores de serviços utilizados (como Meta e Google) podem processar dados em servidores localizados fora do Brasil. Nesses casos, a transferência ocorre em conformidade com os padrões da LGPD e com cláusulas contratuais padrão aprovadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

10. Cookies e Tecnologias Similares

Utilizamos cookies e tecnologias similares para autenticar usuários, manter preferências e analisar o uso da plataforma. Os usuários podem gerenciar cookies através das configurações do navegador, ressalvado que a desativação pode impactar funcionalidades.

11. Dados de Crianças e Adolescentes

O tratamento de dados de crianças e adolescentes ocorre exclusivamente no contexto de atendimento odontológico, mediante consentimento dos responsáveis legais, em conformidade com o Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA) e a LGPD.

12. Alterações nesta Política

Esta política pode ser atualizada periodicamente para refletir mudanças em nossas práticas ou exigências legais. Notificaremos os usuários sobre alterações significativas através da plataforma ou por e-mail. A data de "última atualização" no topo deste documento indica a versão vigente.

13. Contato com o Encarregado (DPO)

Para dúvidas, solicitações ou exercício de direitos relacionados a esta Política de Privacidade, entre em contato com nosso Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO):

14. Legislação Aplicável e Foro

Esta política é regida pelas leis da República Federativa do Brasil, especialmente a Lei nº 13.709/2018 (LGPD). Fica eleito o foro da comarca do domicílio do titular para dirimir eventuais controvérsias.